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Wir laden schonmal das nächste Girl für Sie!

Geschäftspartner einladen

So geht es richtig

Was Sie bei der Einladung von Geschäftspartnern beachten müssen

Ob Jour fixe, Geschäftsessen oder Neueröffnung – Business-Einladungen landen regelmäßig in Ihrem Posteingang. Doch auch Sie übernehmen ab und zu die Gastgeber-Rolle und laden Geschäftspartner ein – sei es zur Produktpräsentation, zur Werksführung oder zum Bewerbungsgespräch. Wir wissen, wie Sie solch eine Einladung professionell durchziehen

Inhalt: W-Fragen abhaken

Halten Sie Ihre Einladung kurz und drücken Sie sich konkret und unmissverständlich aus (statt „nächsten Mittwoch“ besser „Mittwoch, den 28. September 2011“, statt „in meinem Büro“ besser „Zimmer XY, 5. Etage“). Wichtig ist, dass Sie in Ihrer Einladung die berühmten W-Fragen abarbeiten: Wer trifft sich wann und wo mit wem um was zu besprechen? Bei umfangreicheren Terminen oder regelmäßigen Jour-fixe-Besprechungen schicken Sie am Besten eine Agenda mit. Diese enthält neben Ort und Zeit auch die Teilnehmerliste des Termins und eine übersichtliche Darstellung der zu besprechenden Punkte – von manchen Marketing-Assistentinnen gerne auch „action items“ genannt.

Nicht vergessen: Etwaige Unterlagen zur Vorbereitung auf den Termin (Pläne, Verträge, Datenblätter etc.) mitschicken und im Einladungstext darauf verweisen. Und immer um Rückantwort bitten – je nach Veranstaltung mit entsprechender Frist.

Video: Auch beim Flirten im Büro gibt es bestimmte Regeln

Wie versenden? E-Mail, Fax oder Brief

Wenn es sich nicht um ein besonders wichtiges Event wie etwa die Neueröffnung des Unternehmens handelt – was eine gedruckte Einladungskarte erfordert – dann schicken Sie Ihre Einladung via E-Mail. Sie können dabei auch die Einladungsfunktion Ihres E-Mail-Clients, etwa Microsoft Outlook, nutzen. Sagen Ihre Business-Partner zu, schiebt sich der Termin direkt auch in deren Kalender und alle Beteiligten sehen, wer zu- oder abgesagt hat.

Zur Info: Das funktioniert auch zwischen Windows- und Mac-Benutzern. Alternativ dazu können Sie auch ein Fax senden – eine schnelle und einfache Lösung. Fügen Sie auf der Faxeinladung einfach einen „Feedback-Abschnitt“ an: Hier kann Ihr Geschäftspartner ankreuzen, ob er zum Termin kommt und Ihnen die Antwort gleich zurück faxen.

Haben Sie es mit einem weniger technikaffinen Geschäftspartner zu tun, verschicken Sie die Einladung besser per Post – bei wichtigen Terminen mit einem Rückumschlag für die Antwort. Fragen Sie immer nach, ob Sie mit einer Anfahrtsbeschreibung helfen können oder Tipps zur Anreise (Pkw, öffentliche Verkehrsmittel, Flughafen, Parkmöglichkeiten ...) gewünscht sind. Geht das Meeting über mehrere Tage, geben Sie eine Übernachtungsempfehlung an, am besten gleich mit Kontaktdetails.

Bevor es losgeht: stilvoll begrüßen

Eine zuvorkommende Begrüßung wirkt sich positiv auf das darauf folgende Gespräch aus. Lassen Sie Ihren Geschäftspartner nicht durchs ganze Büro irren, sondern holen Sie ihn direkt am Empfang ab. Wenn das nicht klappt, dann lassen Sie ihn von der Sekretärin zum Meeting-Raum begleiten. Brechen Sie das Eis mit etwas Smalltalk und fragen Sie, ob die Anreise gut geklappt hat.

Und bieten Sie Getränke an: klassische Heißgetränke mit Koffein, Wasser und Tee sollten Sie immer parat haben. Wenn dann noch Papier, Stifte und Visitenkarten bereitliegen, sollte einem erfolgreichen Meeting nichts mehr im Wege stehen.

Autor: Katharina Büchele
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